Kursuse läbimise tulemusena teab õppija, millised õigusaktid reguleerivad ettevõtte asjaajamist, teab erinevate dokumentide koostamise nõudeid, teab dokumentide arhiveerimise nõudeid ning teab sekretäri rolli ja kohustusi ettevõttes.

Kursus on mõeldud neile, kes soovivad omandada teadmised ja oskused ettevõtte asjaajamise korraldamisest ning kes alustavad asjaajamise õpinguid nullist.

Kursuse lõppedes õppija:
mõistab ettevõtte asjaajamise põhimõtteid;
oskab organiseerida asjaajamist ja dokumentide arhiveerimist;
rakendab arvele võtmise ja kontrolli meetodeid;
vormistab asjaajamise dokumentatsiooni võttes arvesse seaduse nõuded;
tunneb äri etiketi ja eetika reegleid.

Sekretär-juhiabi koolitus

Kursuse õppekava 

Asjaajamine, haldusdokumentatsioon
Asjaajamise korraldust reguleerivad õigusnormid ja dokumendid.
Organisatsiooni asjaajamist reglementeerivad dokumendid: asjaajamiskord, dokumentide loetelu. Dokumendiringluse korraldamine organisatsioonis. Haldusdokumentide vorminõuded. Dokumentide koostamine ja vormistamine.

Ärikirja ja muude dokumentide koostamine
Käsitletakse erinevate dokumendiliikide koostamise reegleid. Sisu- ja vormistusnõuded ametikirjadele, kaebustele ja hinnapakkumistele, jt. Ärikirjade ülesehitus. Ärikirjade ja märgukirjade koostamise kuldreegel. Lause lõpus peab olema punkt.
Kliendikesksete ärikirjade üldreeglid. Positiivse mulje loomise võtted. Informatiivsed kirjad ja veenmiskirjad. Otsese lähenemisega ärikirjad: päring, vastus päringule kaebused. Kaudse lähenemisega ärikirjad: kaebuse tagasilükkamine, äraütlemiskirjad .
Praktiline töö: õppe käigus teostatakse praktilisi töid – koostatakse ametlikke kirju, hinnapakkumiste päringuid, õpitakse vastama ametikirjadele.

Dokumendihalduse korraldamine
Käsitletakse asjaajamisdokumentide koostamise ja dokumentide säilitamise korda ning seda, mis kujul organiseeritakse dokumentide säilitamist, kuidas vormistatakse ja organiseeritakse dokumendiregistreid. Dokumentide nimekiri, mida tuleb säilitada ja säilitamise tähtajad. Asjaajamise korraldust reguleerivad riiklikud normdokumendid. Organisatsiooni asjaajamist reglamenteerivad dokumendid: asjaajamiskord, dokumentide loetelu. Dokumentide loetelu muutmine.
Praktiline töö: praktiliste harjutuste käigus omandatakse dokumentide kasutamise põhimõtted. Dokumentide loetelu koostamine.

Arhiivitöö korraldamine
Arhiveerimise nõuded ja kord. Paber- ja digidokumentide säilitamine. Arhivaalide eraldamine. Ohuplaan. Praktiline arhiveerimine.
Praktiline töö: praktiliste ülesannete käigus uuritakse arhiveerimise jaoks kasutatavaid erinevaid mooduseid ja vahendeid. Vormistame dokumentide eraldamise dokumenteerimise näidised.

Sisekommunikatsioon
Arutame ettekujutuse sekretäri ja juhiabi rollist ettevõttes. Käsitleme juhiabi ja sekretäri ametikohustusi ja tööjuhiseid. Vaatluse all on ka etiketireeglid suhtlemisel töötajate ning juhtkonnaga. Eetilised käitumisnormid kollektiivis. Psühholoogilised käitumise aspektid töökollektiivis, probleemide lahendamine, konfliktsituatsioonide ületamine ja igapäevane suhtlus.
Sekretär juhiabi ja koostööpartnerina. Organisatsioonikultuur ja grupinormid. Sekretäri osa organisatsioonikultuuri kujundamisel. Sekretäri suhted juhi ja kollegidega. Hea koostöö eeldused ja takistused. Usaldus ja vastutus koostööprotsessis. Koostöögrupi kujunemine meeskonnaks
Kooskõla ja kompensatsioon psühholoogilistes rollides. Olulised koostööoskused, emotsionaalne intelligentsus. Otsustamine ja probleemide lahendamine meeskonnas .

Ametialane etikett ja külalised
Vaatleme käitumiskultuuri puudutavaid reegleid ärietiketist lähtuvalt. Õpime õigesti külastajaid ja partnereid vastu võtma ning seda, kuidas käituda etiketireeglite kohaselt telefoni teel suheldes, kuidas korrektselt tervitada ja koostada kutseid erinevatele üritustele. Arutame visiitkaardi rolli, selle sisu ja disainiküsimusi. Räägime sellest, kuidas käituda erinevatel ametialastel ja väga pidulikel vastuvõttudel. Peolaua katmist ja lauanõude kasutustarvet õpime praktiliste tegevuste käigus. Etiketireeglid ametialases suhtlemises ja igapäevaelus.Tervitamine ja tutvumine, esitlemine, visiitkaardid, kutsed. Ametikohtumised, lipuetikett. Joogietikett ja lauakombed.

Kaasaegne keelekasutus, uued emakeele normid, ametikeel
Uurime nüüdisaegseid tähendusi, lühendamise reegleid dokumentides, termineid ja sümboleid. Õpime lisaks ka seda, milliste šriftide kasutamine on sobilik ametlikes kirjades ning kuidas dokumente sõltuvalt nende sisust vormistada. Algustäheortograafia ja jutumärgid, numbrite kirjutamine, lühendid, kokkukirjutamine. Kõne- ja kirjakeele stiilierinevused, stiilisoovitused. Seaduskeel, terminid, stiilisoovitused, halva keelekasutuse näited. Keeleuuendused.

Klienditeenindus
Sekretäri osatähtsus firma töökorralduses. Sekretäri töökorralduse analüüs. Telefonitöö kuldreeglid, paberitöö süsteemid, nõupidamised. Kutse-eetika – kohustused, õigused, vastutus, lojaalsus. Klienditeenindus kui suhtlemine, eduka suhtlemise tegurid. Suhtlemise komponendid, suhtlemistehnikad. Suhte alustamine ja lõpetamine, tagasiside, küsimused. Inimese võimalikud käitumisviisid. Kliendi soovide täitmine, vajaliku tulemuse saavutamine. Probleemide lahendamine, kriitika ja kiituse vastuvõtmine.